公关接待工作是院庆庆典活动中一项十分重要的基础性工作，头绪多，事务多，需要学院多个部门共同参与协助完成。 日前，笔者采访了学院办公室暨公关组负责人潘国强老师，请他谈一下此次院庆发公关接待工作的情况。
据潘老师的介绍，总体来说公关组的工作就是协调好院庆各个期间的各项事宜，而目前公关组工作的重心则是院庆前期的邀请函发送确认工作，以及20号院庆典礼的统筹接待工作。
发送邀请函的工作有一整套的流程，首先需要确定邀请的贵宾、兄弟院校以及校友名单，然后进行邀请函的制作及寄发，发送完后还要对参加的贵宾和校友名单进行确认。这次院庆我院邀请了教育部、文化部、北京市等相关部门领导，京内外各大院校的同仁，海内外的校友寄。并且对院内各部门及每位教授、老干部和离退休人员专门发送了邀请函，这些邀请函都由公关组人员亲手书写并送发。为了加强院庆信息的宣传力度，公关组在校园内和校园网上都发布了关于院庆庆典的通知和时间安排，并专门在家属区、教学楼、琴房和学生宿舍、食堂等重要通道张贴了院庆海报，务求做到中央音乐学院55周年院庆人人皆知，营造气氛。
公关组给兄弟院校发送的邀请函有200多份，给校友寄发的邀请函共近500多份，给院内教授、老干部和离退休人员发送的邀请函有300多份。对此潘老师说道：“现在我们收到了大量的回函以及贺电、传真，有很多兄弟院校都打来电话对我们的院庆表示热烈祝贺，而校友对该次院庆的反响更是积极热烈，学院网上所发布的不断增加的校友捐款就可以显示出校友们对母校的感情以及支持。前来庆典的兄弟院校的代表，我们公关组要做好接待，有兄弟院校和院团通过电话委托我们为他们定制花篮，接收礼物等，因此要做的工作非常的繁多和零乱。为了让整个回函确认工作不出差错和漏洞，我们的工作组进行了细致的分工，并就回函名单专门制定了详细的表格，由专人进行登记，争取分毫不差地将工作做好。”
除了邀请函的工作外，公关组目前最忙碌的恐怕要数20号院庆庆典仪式相关的系列工作了。公关组工作人员现在已经开始了来宾接待的工作统筹和准备，这些工作包括了来宾的接机接站、下榻饭店的接洽以及具体的接待人员工作安排等。而对此潘老师专门提到说：“由于这是我们学院的一件大喜事，因此我们工作组对于接机牌子的制作细节也是有着明确的要求。接机牌本身就是对中央音乐学院的宣传，因此绝对不能随便应付。这些牌子的制作需要十分人性化，我们希望从这个小小的牌子中体现出校友们对我们学院的热爱之情，让到来的嘉宾以及机场看到牌子的所有人都能够从这块牌子中感觉到中央音乐学院蒸蒸日上的景象。”
由于公关组的工作十分繁重，工作人员也十分短缺，因此学院学生处组织了学生志愿团来协助参与公关组在庆典典礼当天的工作。为了让学生们的工作衔接协调，公关组专门安排了在19号下午5点于学院第一会议室召开会议，并对学生们进行简短的培训。对庆典仪式当天学院内外的交通安排，如哪些地方是嘉宾的必经之路或专用场地不能停车等具体事宜，公关组对物业公司提出了细致的要求让其提前做好准备。整个院庆庆典仪式的各项相关工作十分细碎，公关组的工作人员多次按照程序对从学院大门到庆典会场的地段进行实地查看，为的是防止各项工作出现细节上的漏洞，以保证整个庆典有条不紊的进行。
庆典相关的事宜安排好后，最重要的仪式会场布置和程序安排则是公关组最为重视的工作。“20号当天我们将迎来母校的55周年院庆典礼。根据院领导的要求典礼仪式首先要有喜庆的气氛，会场的各种布置一定要与中央音乐学院的审美风格相符相适，为此我们专门请了花木公司来设计当天校园以及会场的花篮和彩旗摆放。当天庆典的主会场在大礼堂的前院，除了漂亮的花篮彩旗布置外，我们公关组还会设置两个接待处，一为接待各方领导和兄弟院校来宾的接待处，二为校友接待处。当天上午9点我们的来宾接待处就开始签到的工作，对到来的每位嘉宾我们都配发胸花，这样更能显示出喜庆的氛围，而当天各院校单位以及校友送来的贺礼我们则会将其提前放在大礼堂的前厅展示。10点庆典大会在大礼堂正式开始，此次庆典仪式的整个程序都由院长特别助理何粹老师负责设计。12点庆祝大会完后，我们在学校食堂安排了工作午餐接待来宾，下午则是由各系自行安排的自由活动时间。5点半我们安排了两辆大车接送来宾和校友前往世纪剧院观看歌剧《茶花女》的演出。这就是仪式当天的大致安排。”潘老师又说：“这次院庆典礼的宗旨是以学术为重，推崇自然、节俭、不走形式不铺张的原则。公关组请花木公司进行设计就是为了针对校园的具体环境量体裁衣，把有限的经费更好的利用起来。除此之外，此次院庆典礼没有安排宴请来宾在外吃饭，庆典日当天中午在学院食堂安排的工作午餐除了能够节约经费外，同时也能让来宾们在院内欢聚一堂，体验更为浓厚的院庆节日喜庆气氛。为了把俭约的理念贯彻到底，公关组的工作人员把当天中午在学院庆典仪式上的花篮运往晚上《茶花女》歌剧演出的现场，这样院庆的物资就能够循环利用。虽然公关组因此增加了更多的工作量，但在报效母校不求回报的思想指导下每位工作人员都十分积极响应该项工作的安排。”
谈到公关组人员在此次院庆中辛勤认真的工作时，潘老师既骄傲又心疼地说：“因为适逢学院开学伊始，因此新学期的很多工作安排、“保持共产党员先进性教育”工作任务，以及院庆公关的统筹等都交织在一起由我们院办负责同时进行，这些工作任务都有时间限制，其工作量也十分巨大。我们学院在全国的影响力使这次院庆邀请函发出后反馈信息的工作量出乎了我们的意料，而我们院办公室人员又比较少，因此他们的工作十分辛苦，经常是早上上班时都还精神奕奕的，快下班时就全忙得眼睛发直。虽然工作十分繁忙，但是我们院办全体工作人员的工作热情一直饱满高涨。我们院办是党政办公室，除了一位同志尚为入党积极分子外其余的所有工作人员都是共产党员。他们的思想觉悟很高，因此尽管工作很忙很累，但他们对待工作的态度却是非常认真积极负责的。”
采访结束时，潘老师还就院庆典礼的工作说了一些想法：“本着我们中央音乐学院人热情好客的精神，我们公关组在整个庆典过程中都会热诚踏实地接待好我们的客人，让所有来宾都感觉到中央音乐学院对他们的欢迎和重视，以体现出学院高标准高素质的管理水平。除了我们公关组外，这次院庆的背后还有很多我们学院的老师、工作人员和学生都在不计报酬地做了很多工作，大家凭着对学院的深厚感情默默地付出，因此很多感人的事迹应该积极地发掘和报道出来，使这种无私奉献的风气在我们学院更为广泛地流传开来。”
潘老师在百忙之中抽出时间对院庆工作进行的详细解说，让笔者对整个院庆的工作和流程安排有了更细致和深层次的了解。公关组人员积极热忱的工作态度让人感动，而院庆背后默默贡献的师生和工作人员都值得我们努力学习。笔者相信在大家的同心协力下，中央音乐学院55周年院庆一定会获得圆满的成功。
祝中央音乐学院55周岁生日快乐！
