为了建立完整的基建档案，提高档案管理的规范化和制度化，按照国家及学院的有关档案管理规定制定本办法。
一．归档范围：上级发文、本处文件、各项报告批文、招投标文件；各类合同及附件、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会计帐表、审计结论及相关财务资料、各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、竣工图、财产移交手续及其它需要存档的文件。
二．资料收集与管理：
⒈上级发文及本处文件原文由办公室收存，文件使用人员留复印件。
⒉工程档案资料按栋号收集。
⒊工程前期资料：项目立项阶段的报告及批文、政府部门的审批件、设计资料、设计图纸等开工前资料由报批人负责收存；招标文件、投标书、开标记录、评标结果等招投标资料由预算人员收存。
建设期间的资料：设计变更、工程洽商、各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证与设备说明书等由有关专业工程师收集后交项目负责人收存。监理文件、施工日志、竣工图及竣工备案资料由项目负责人收存。合同、账本与凭单、决算报表、审计报告及资产移交手续等由财务人员收存。年度计划及调整计划原件与前期资料一并存放归档。
⒋工程竣工交付使用后档案管理人员负责全部工程档案的收集，并按规定装订成册，送交档案馆或处内存档。
三．为方便学院维修管理等使用需求，送交学院档案馆的竣工图要求两份，便于存档及查阅。
